Nastavak realizacije pilot-projekta digitalnog arhiva

Realizacija pilot-projekta digitalnog arhiva u općini Gradačac – općinskoj Službi za geodetske i imovinskopravne poslove i zemljišnoknjižnom uredu Općinskog suda, nastavljena je obukom za digitalizaciju zemljišnih knjiga i prateće zbirke isprava.

Obuka je održana u prostorijama zemljišnoknjižnog ureda Općinskog suda u Gradačcu u razdoblju od 11. do 14. 1. 2016. godine, na kojoj su sudjelovali zaposlenici zemljišnoknjižnog ureda i općinske Službe za geodetske i imovinskopravne poslove, a održali su je stručnjaci iz Republičkog geodetskog zavoda iz Beograda na čelu s gosp. Danilom Radunovićem, načelnikom Odjela digitalnog arhiva.

Obukom je obuhvaćen kompletan proces digitalizacije zemljišnih knjiga i prateće zbirke isprava, i to:

• priprema i reparacija zemljišnih knjiga:

-   čišćenje;

-   alat i oprema - objašnjenja, načini korištenja, praktična primjena;

-   primjeri reparacije manjih i većih oštećenja na knjigama;

• priprema i reparacija zbirke isprava:

-   primjena alata, lijepljenje (vrste traka i ljepila koja su dopuštena), na različitim vrstama dokumenta prisutnih u predmetu;

-   praktična nastava za manje i više oštećene dokumente;

-   odstranjivanje metala i ravnanje listova dokumentacije – praktično;

• određivanje tipova dokumenata prisutnih na pilot području;
• definiranje meta-podataka, načini kodiranja (unos meta-podataka) i definiranje najracionalnijeg načina kodiranja prema tipovima dokumenata;
• standardi i formati:

-   definiranje formata zapisa, i eventualnog stupnja kompresije rasterskog fajla za sve tipove dokumenata;

-   određivanje rezolucije (za fotoaparat je to odabir moda veličine fajla) za određene tipove dokumenata;

• radni procesi u procesu digitalizacije (slikanja):

-   podešavanje parametara stola, fotoaparata i slikanje;

-   način kodiranja u procesu digitalizacije i kontrola kodiranja;

-   kontrola kvalitete rasterskih fajlova i organizacija podataka u radnom okruženju;

• postupci organizacije radnih mjesta

-   priprema i reparacija;

-   kodiranje, slikanje i kontrole;

-   postupci organizacije analogne dokumentacije prilikom svih procesa i njezino odlaganje;

• back up-procedure.

Za potrebe realizacije pilot-projekta, CILAP je dao podršku pri angažiranju dva zaposlenika koji će biti isključivo angažirani na digitalizaciji arhivskog materijala.

U idućem razdoblju izvršit će se nabava po jednog roto i flat skenera čime će se steći uvjeti za potpuno zaokruživanje radnog procesa i efikasan rad na digitalizaciji kompletnog arhivskog materijala u općinskoj Službi za geodetske i imovinskopravne poslove i zemljišnoknjižnom uredu Općinskog suda u Gradačcu.